Richtig angewendet wirkt Agilität als Rahmenwerk oder Methodik, um Zusammenarbeit, Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen.* Die Basis hierfür sind Kommunikation und Feedback: Agiles Arbeiten konzentriert sich auf Iterationen und die enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Kundenbeteiligung. Dies ist ohne offene und konstruktive Kommunikation zwischen allen relevanten Stakeholdern nicht möglich. Eine Kultur, die von Kollegialität und psychologischer Sicherheit geprägt ist, ermutigt alle, sich uneingeschränkt einzubringen, ohne negative Konsequenzen zu fürchten.
Stellen Sie sich vor, Sie sind die verantwortliche Person für ein neues Produkt in der Entwicklung, der sogenannte Product Owner. Sie arbeiten in einem zweiwöchigen Rhythmus, den Sprints, nach denen wir die jeweiligen Ergebnisse überprüfen. Während dieser Sitzung erklärt eine der Entwickler*innen – wir nennen sie Jane -, wie sie eine der erforderlichen Funktionen fertiggestellt hat. Als es vorgeführt wird, stellen wir fest, dass anstelle der endgültigen Grafiken nur Platzhalter im Frontend implementiert sind.
Da Sie erwartet hatten, dass "fertig" bedeutet, dass die Funktion bereit ist, veröffentlicht zu werden, entsteht Irritation. Als Sie das Problem ansprechen, wird die Entwicklerin, nennen wir sie in diesem Beispiel Jane, defensiv und erklärt, dass sie die Grafiken noch nicht vom Grafikbereich erhalten hat und daher ihre Aufgabe noch nicht abschließen konnte. Dennoch war die Funktion ihrer Meinung nach tatsächlich fertig, da ihr Entwicklungsanteil erledigt war. Nach einigem Zögern gesteht sie zudem ein, dass sie nicht wusste, wie sie offiziell um die Icons bitten sollte und sie dies nicht als ihre Verantwortung ansieht. Am Ende drücken Sie als Product Owner Ihre Enttäuschung gegenüber der Entwicklerin aus und erwarten, dass sie beim nächsten Mal schneller arbeitet.
Das Beispiel verdeutlicht die Bedeutung von Kommunikation, Feedback und psychologischer Sicherheit. Die meisten von Ihnen, die in einem agilen Team gearbeitet haben, sind sicherlich schon auf ähnliche Situationen gestoßen oder haben zumindest Aspekte dieser Geschichte beobachtet. Lassen Sie uns also etwas genauer darauf eingehen, was hier passiert ist.
Klare Kommunikation - ein oft vergessenes Selbstverständnis
Mit der großen Verbreitung von Remote-Teams ist die persönliche Kommunikation nicht immer möglich, obwohl diese im agilen Arbeiten oft erforderlich ist. In solchen Fällen ist es umso wichtiger, dass alle Teammitglieder über die kommunikativen Fähigkeiten verfügen, sich selbst sowie ihr Fachgebiet in einer gemeinsamen Sprache auszudrücken.
Daher wird es notwendig, ein gemeinsames Verständnis von Rollen, Prozessen und Erwartungen zu etablieren. Der oben beschriebene Vorfall hätte vermieden werden können, wenn eine "Definition of Done" (DoD) für eine Funktion definiert und kommuniziert worden wäre, da Jane objektiv feststellen hätte können, dass die Funktion noch nicht fertig war. Das Gleiche gilt für Prozesse und Verantwortlichkeiten.
Gleichzeitig schien keine Atmosphäre vorhanden zu sein, in der Jane sich sicher genug fühlte, um über ihre fehlenden Informationen zu sprechen. Der kollaborative Charakter der Arbeit in einer agilen Umgebung kann nur dann genutzt werden, wenn sich Teammitglieder sicher fühlen und wissen, wie sie effektiv kommunizieren und ihre Ideen, Probleme und Zweifel teilen können.
Feedback - die hohe Kunst der agilen Arbeit
Ein wesentlicher Vorteil des agilen Projektmanagements ist die inkrementelle Arbeitsweise. Diese Vorteile können dann voll ausgeschöpft werden, wenn Feedback ein integraler Bestandteil des Systems ist. Das geht Hand in Hand mit klarer, präziser und konsistenter Kommunikation. Feedback ist in alle Richtungen wichtig.
Selbstreflexion ist von großer Bedeutung, da sie den Teammitgliedern hilft, ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren und sich kontinuierlich zu verbessern.
Das Nutzerfeedback ist wichtig, um dem Team Einblicke aus geschäftlicher Sicht zu geben. Das Team muss das Feedback aufnehmen und in neue Ideen und Funktionen umsetzen. Hierbei benötigt es die Fähigkeit, Feedback von Kunden anzunehmen, auch wenn es von der eigenen Meinung abweicht. Dieses Feedback kann von Stakeholdern und Kunden entweder während Demos oder beispielsweise durch explorative Aktivitäten gesammelt werden, die die erforderlichen Daten liefern.
Teamfeedback ist entscheidend, um Teammitglieder dazu zu ermutigen, voneinander zu lernen und Bereiche zur Verbesserung zu identifizieren. In einem agilen Team, das die typischen agilen Rituale durchführt, wird dies in Reviews und Retrospektiven formalisiert. Gleichzeitig sollten alle Teammitglieder in der Lage sein, Feedback in kürzeren Intervallen oder wenn notwendig sogar in Echtzeit zu geben und zu erhalten.
Wie kann man es besser machen?
In Anbetracht des eingangs beschriebenen Fallbeispiels gibt es drei grundlegende Bereiche für die Teamoptimierung:
- eine geschützte Umgebung,
- klare Kommunikation und
- effektives Feedback.
Alle diese Aspekte sind voneinander abhängig. Die meisten Maßnahmen, die ein Teammitglied ergreift, um einen Bereich zu verbessern, werden daher auch die anderen beeinflussen.
Eine sichere und geschützte Umgebung wird oft auch als Umfeld der psychologischen Sicherheit bezeichnet. Der Begriff wurde stark von der Harvard-Professorin Amy Edmondson beeinflusst und beschreibt die gemeinsame "Überzeugung, dass man für das Äußern von Ideen, Fragen, Bedenken oder Fehlern nicht bestraft oder gedemütigt wird"**. Dies bildet die Grundlage für Kommunikation und Feedback.
Obwohl Führungskräfte einen größeren Einfluss auf die Schaffung psychologischer Sicherheit haben, sollte dies nicht nur ihnen überlassen werden. In unserem anfänglichen Szenario hätte die psychologische Sicherheit sicherstellen können, dass alle Entwickler frei über Prozesse und Schwierigkeiten sprechen, auch wenn noch kein Lösungsweg gefunden wurde. Daher sind hier einige Maßnahmen zur Verbesserung der psychologischen Sicherheit:
- Bieten Sie dem Team Raum und Zeit für eine offene Kommunikation und fördern Sie den Austausch. Dies kann während des Daily Scrums oder in formellen Retrospektiven stattfinden. Mögliche Fragen, die Sie stellen können, sind:
- Was hat sich seit gestern verändert?
- Arbeiten wir an etwas, das nicht geplant war?
- Was ist das angestrebte Ergebnis?
- Was können wir als Nächstes tun?
- Hören Sie aktiv zu, ohne zu unterbrechen oder zu beurteilen und zeigen Sie Wertschätzung für jeden Beitrag.
- Konzentrieren Sie sich auf das Lernpotenzial von Fehlern und vermeiden Sie Schuldzuweisungen oder Bestrafungen.
- Sprechen Sie Konflikte an und konzentrieren Sie sich dabei auf eine Lösung, von der alle profitieren.
- Seien Sie ein Vorbild: Bieten Sie Unterstützung an und fragen Sie proaktiv danach!
Forschungen haben gezeigt, dass Teams mit einem hohen Maß an psychologischer Sicherheit eher bereit sind, Risiken einzugehen, zu experimentieren und aus Fehlern zu lernen. In einer agilen Umgebung, in der Iteration und kontinuierliche Verbesserung wesentlich sind, kann psychologische Sicherheit helfen, sich schnell anzupassen und qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen an Kunden zu liefern.
Neben der psychologischen Sicherheit hat eine klare, präzise und transparente Kommunikation unterschiedliche Annahmen über den Status der jeweiligen Funktion und die Verantwortlichkeiten der Kollegen verhindert. Schritte zur Etablierung dieser Art der Kommunikation sind beispielsweise:
- Etablierung einer gemeinsamen Sprache: Dies bezieht sich auf die reale Sprache, schließt aber auch ein sicherzustellen, dass jeder der Diskussion folgen kann. Die Einigung auf einen gemeinsamen Satz von Begriffen, Definitionen sowie Fachjargon, der für alle transparent gemacht wird.
- Kommunikation von Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Prozessen: Es ist notwendig, dass jeder im Team weiß, was von ihm erwartet wird.
- Verwendung digitaler Tools zur Transparenz: Jeder sollte wissen, wo welche Informationen zu finden sind, unabhängig davon, welches Tool verwendet wird.
- Regelmäßige Meetings nicht auslassen: Dies ist besonders wichtig in einer agilen Umgebung. Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, an den Meetings teilzunehmen!
Effektives Feedback ist eine entscheidende Zutat für erfolgreiche Kommunikation. In einer agilen Umgebung sollte Feedback immer spezifisch, zeitnah und umsetzbar sein. Es sollte sach- und nicht personenbezogen sein und auf konstruktive und respektvolle Weise, ohne Wertung vermittelt werden.
Was gutes Feedback ausmacht:
- Finden Sie das Gleichgewicht zwischen Feedback, das wertschätzend ist und gleichzeitig direkt auf Verbesserungsmöglichkeiten hinweist*** - bitte kein Feedback-Sandwich!
- Eine Möglichkeit, Feedback zu formulieren, besteht darin, zuerst die persönlichen Beobachtungen ohne Wertung zu kommunizieren, dann die Auswirkungen zu klären und schließlich den Wunsch für zukünftiges Verhalten äußern.
- Es ist immer gut, aktiv Feedback einzufordern und anzubieten.
- Berücksichtigen Sie Person und Situation: Passen Sie ihr Feedback entsprechend an, um es so effektiv wie möglich zu machen!
In unserem Beispiel würde konstantes und zeitnahes Feedback verhindern, dass sich die Situation wiederholt. Dies gilt nicht nur für das Feedback innerhalb des Teams, sondern auch für das Feedback und die Kommunikation mit allen Arten von Interessengruppen.
Insofern bleibt das Statement: Kommunikation und Feedback sind Schlüsselelemente des agilen Arbeitens - und darüber hinaus.
